Créer automatiquement des contacts dans HubSpot

Pré-requis :
– L’intégration HubSpot est disponible uniquement pour les comptes disposant d’un plan tarifaire Pro ou Enterprise.

En modifiant votre intégration HubSpot, vous pouvez configurer la création automatique de contacts, à partir des numéros appelants, pour les appels entrants sur vos numéros de tracking. Cela inclut la possibilité de configurer des correspondances de champs HubSpot avec des valeurs fixes ou des variables Dexem, pour retrouver automatiquement ces informations suite à chaque appel.

Pour cela, cliquez sur la carte HubSpot dans l’onglet Intégrations, puis rendez-vous à la section Création de contacts dans HubSpot du formulaire d’édition.

Vous pouvez alors activer ou désactiver l’option de création d’un nouveau contact dans HubSpot, si le numéro appelant n’a pas été trouvé parmi vos contacts existants.

Si vous le souhaitez, vous pouvez attribuer un nouveau propriétaire par défaut dans HubSpot à vos nouveaux contacts générés via des numéros de tracking.

Le nom des nouveaux contacts, s’ils sont créés, peuvent également être modifié, et vous pouvez y ajouter des variables correspondant à son numéro d’appel ($caller_number), le nom du numéro de tracking utilisé ($source) ou au numéro tracking qui a été appelé ($called_number). Cela vous permet de mettre en avant des informations sur le nouveau contact, comme dans l’exemple ci-dessous :

Vous pouvez ensuite configurer la correspondance des champs HubSpot avec des valeurs ou variables de votre compte, pour enrichir les informations des contacts créés automatiquement.

Il s’agit des propriétés personnalisées. Elles correspondent à des champs textuels qui seront par défaut ajoutés aux informations du contact dans HubSpot (par exemple, Statut du Lead = Prospect, …). Cliquez sur le bouton Ajouter pour configurer une nouvelle propriété personnalisée.

À gauche, vous retrouvez les champs HubSpot disponibles pour les contacts (les champs par défaut et les champs que vous aurez créés). Un sélecteur vous permet de choisir le champ souhaité.

À droite, vous pouvez saisir des valeurs fixes ou appeler des variables Dexem, pour paramétrer les correspondances de champs. Dans chaque champ, vous pouvez saisir un texte libre, une variable, plusieurs variables, ou mixer des variables et du texte libre.

Pour configurer un texte libre, il vous suffit de saisir ce texte dans le champ. Par exemple, un texte libre peut être la langue de l’appelant, si tous vos appelants parlent la même langue. Cette information se retrouve ainsi automatiquement dans les données de chaque contact créé.

Pour configurer une variable Dexem, il vous suffit de saisir le symbole $ dans le champ et la liste des variables disponibles apparaît. Ensuite, il vous suffit de sélectionner la variable souhaitée. Vous pouvez également ajouter plusieurs variables dans un même champ et/ou inclure un texte libre.

Par exemple, vous pouvez faire correspondre votre champ HubSpot Source de trafic avec la variable Dexem $traffic_source. Cela renseignera automatiquement la source de trafic à l’origine de l’appel, dans les données de chaque contact créé.

Selon la configuration de votre compte (type de call tracking utilisé, champs personnalisés paramétrés), vous disposerez de nombreuses variables. Comme indiqué, il vous suffit d’entrer le symbole $ dans un champ pour voir s’afficher la liste des variables disponibles. Voici la liste exhaustive des variables existantes :